Nye krav til kassasystemer fra 1. januar 2019

Nye krav til kassasystemer fra 1. januar 2019

Med virkning fra og med 1. januar 2019 skal bokføringspliktige registrere og dokumentere kontantsalg ved bruk av kassasystem med produkterklæring som tilfredsstiller kravene i kassasystemlova og kassasystemforskrifta. I denne artikkelen gjengir vi de viktigste endringene bokføringspliktige nå må forholde seg til etter de sist tilkomne endringer. I tillegg inkluderer vi en direkte henvisning til Skatteetatens ajourholdte oversikt over hvilke kassasystemer som til enhver tid er produkterklært og godkjent. Vår oppfatning er at myndighetene innskjerper de allerede eksisterende krav, og at de nye reglene representerer en strengere linje for bruk av kassasystemer. Overtredelse av de skjerpede bestemmelser kan medføre overtredelsesgebyrer. Det er opp til den bokføringspliktige å sørge for at bestemmelsene overholdes.

 

Utskrift av salgskvittering
Kassasystemforskrifta § 2-6 fjerde ledd er endret slik at det ikke lenger er et krav at salgskvittering skrives ut automatisk når betalingsløsning er integrert i kassasystemet. Unntaket gjelder både ved bruk av integrerte betalingsterminaler og andre integrerte betalingsløsninger.  Med integrert betalingsløsning menes det at informasjon om salget og tilhørende beløp sendes fra kassasystemet til betalingsløsningen og at betalingen blir automatisk registrert i kassasystemet. Det er en forutsetning at beløpet som registreres på kassasystemet er lett synlig for kunden og at kunden selv ikke ønsker kvittering. Kunden må derfor i alle tilfeller forespørres om kvittering ønskes.

Motsvarende skal systemet fortsatt automatisk genere salgskvittering dersom kunden betaler ved bruk av ikke-integrert betalingssystem. Eksempler på ikke-integrert betalingssystemer kan være frittstående betalingsterminal, betaling ved bruk av sedler og mynter, mobiltelefon og andre lignende betalingsmidler. Ved frittstående betalingsmidler samt oppgjør ved sedler og mynt skal det altså fortsatt automatisk utskrives salgskvittering.

Vi understreker at bokføringsforskriften fortsatt stiller krav til at det skal alltid skal kunne genereres salgskvittering dersom kunden ønsker dette.

 

Bruk av kassasystem uten integrert kassaskuff
Kassasystemet skal som hovedregel ha integrert kassaskuff på hvert kassapunkt. Kassasystem som ikke har integrert kassasystem er likevel mulig å produkterklære. Slike kassasystemer kan kun brukes i nærmere angitte tilfeller.

Hovedregelen er at kontanter skal oppbevares i integrert kassaskuff. Dersom kontantsalget blir registrert i kassasystemet på den enkelte kassaoperatør og betalingen ikke skjer ved et fast kassapunkt, kan operatøren likevel benytte pengebelte eller lignende for å oppbevare kontanter for virksomheten. Unntaket gjør seg særlig gjeldende for eksempelvis kelnere som tar imot betaling ved bordene.

Det er også tillatt å benytte kassasystem som ikke har integrert kassaskuff på kassapunkt hvor det ikke er mulig å betale med sedler og mynter. Ved bruk av dette unntaket er det ikke krav om at salget blir registrert på den enkelte operatør. Vi understreker at den bokføringspliktige alltid må ha minst ett kassapunkt på forretningsstedet hvor det er mulig å betale med sedler og mynt.

 

Kravet til innhold i de ulike kvitteringer
Gjeldende krav til innhold i salgskvittering videreføres. I tillegg skal salgskvitteringer etter de nye reglene angi type betalingsmiddel, samt ID-nummeret til kassapunktet. Det er også et krav at ordet Salgskvittering fremkommer på kvitteringen. Det er leverandøren av kassasystemet som er ansvarlig for at kravene til standardtekst er oppfylt.

Etter kassasystemforskrifta er det kun salgskvittering og returkvittering som må kunne skrives ut. I tillegg må utleggskvitteringer kunne produseres fra systemet dersom kassasystemet har funksjoner for å registrere kredittsalg som blir fakturert på et senere tidspunkt.

 

Produkterklæring av kassasystemer og oppbevaring av systembeskrivelsen
Det er leverandørene av kassasystemene som skal levere produkterklæringen elektronisk til skatteetaten via Altinn. Skatteetaten holder en ajourført liste over hvilke kassasystemer som hvor leverandøren har bekreftet at kassasystemet er i samsvar med kassasystemlova og kassasystemforskrifta. Ta en kikk på denne lenken, https://www.skatteetaten.no/bedrift-og-organisasjon/starte-og-drive/rutiner-regnskap-og-kassasystem/kassasystem/liste/,  -og påse at ditt kassasystem er godkjent og befinner seg på listen.

Også utenlandske produsenter skal levere produkterklæring til Skatteetaten, i de tilfeller dette ikke gjennomføres av produsent skal dette gjennomføres av importøren av systemet. Bakgrunnen for at hver importør skal levere produkterklæring er bl.a. at produkterklæringen skal følge med kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Dessuten kan skattekontoret pålegge hver enkelt importør å utbedre mangler eller trekke kassasystemet fra markedet, dersom det avdekkes at kassasystemet ikke tilfredsstiller kravene i kassasystemregelverket.

Systembeskrivelse av kassasystemets oppbygging og funksjoner skal følge kassasystemet ved salg, utleie eller utlån. Denne skal den bokføringspliktige oppbevare lett tilgjengelig for offentlige kontrollmyndigheter i fem år etter utløpet av det siste året kassasystemet har vært i bruk. Manglende oppbevaring av systembeskrivelsen kan medføre samme konsekvenser som bruk av ikke-godkjent kassasystem.

 

Gebyrer ved overtredelse, - Overtredelsesgebyr
Det kan ilegges et overtredelsesgebyr på 10 rettsgebyr dersom den bokføringspliktige ikke benytter et produkterklært kassasystem eller ikke oppbevarer systembeskrivelsen. Det vil sjeldent være aktuelt å ilegge overtredelsesgebyr dersom den bokføringspliktige benytter et kassasystem som er produkterklært og det viser seg at det er feil ved systemet. Brukeren vil normalt ikke ha inngående kjennskap til kravene som blir stilt i kassasystemloven og -forskriften. Feil på systemet vil i første rekke være leverandøren sitt ansvar.

 

Den som urettmessig benytter seg av unntaket fra kravet til kassasystem kan også ilegges overtredelsesgebyr, da dette vil anses som brudd på hovedbestemmelsen om å benytte et kassasystem med produkterklæring.


Er du i tvil om din bedrift benytter et godkjent kassasystem?

Ta kontakt med en av våre dyktige revisorer eller regnskapsfører så hjelper vi deg!

Per Edwin Engen

Avdelingsleder

Statsautorisert revisor

Sertifisert Digital revisor

Autorisert regnskapsfører

  • Facebook Social Icon
58e91afdeb97430e81906504.png
VÅRE AVDELINGER

Administrasjon
Vestre Braarudgate 2
3181 Horten

Moss

Welhavensgate 2B

1530 MOSS

Horten

Vestre Braarudgate 2

3181 Horten

Oslo

Hoffsveien 15

0275 Oslo
 

Tønsberg

Rambergveien 3

3115 Tønsberg

Utland

Szczecin, ul. Malczewskiego 26